BELEDİYELERDE

KURUMSAL GELİŞME VE

REORGANİZASYON ÇALIŞMALARI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Doç. Dr. Firuz Demir Yaşamış

 

 

 

 

 

 

 

 

fyasamis@gmail.com

 

 

 

 

 

 

 

 

Mayıs 2007

NİÇİN KURUMSAL GELİŞME VE REORGANİZASYON?

 

Belediyeler ve çalışanları günümüzün belki de en özverili unsurlarıdır. Hızla sürmekte olan kentleşme olgusunu yönetmek ve yönlendirmek yolunda tüm çabalarını seferber etmeye ve toplumun artan hizmet taleplerine karşılık vermeye çalışmaktadırlar. Günümüzde üç temel olgu belediyeleri yakından etkilemektedir: hızlı nüfus artışı, hızlı kentsel büyüme ve merkezi hükümetin ekonomik tercihlerinden kaynaklandığı bilinen finansal yetersizlikler.

 

Ülkenin nüfusu artış hızında belirgin bir düşme görülmekle birlikte nüfus hızla artmaktadır. Artan nüfus tarımda modernleşme ve endüstrileşme olgularının baskısı altında kırsal kesimden kentlere göç etmektedir. Bir yandan doğal nüfus artışı ve öte yandan kırsal kesimden gelen yeni nüfus kentsel alanlarda yaşayan nüfusun sayısını artırmakta ve kentlerin üzerinde yer aldığı mekan hızla büyümektedir. Nüfus artışı ve mekansal büyümeden kaynaklanan hızlı kentleşme bir yandan kamusal hizmet beklentilerinde yığınsal artışlara yol açarken öte yandan çarpık kentsel yapılaşma, gecekondulaşma, altyapı yetersizlikleri ve çevre kalitesinde görülen bozulmalar gibi önemli sorunlar yaratmaktadır. Yaşanmakta olan ekonomik darboğaza ve merkezi hükümet gelirlerine aşırı bağlı akçalı yapı nedenleriyle ortaya çıkan gelir azlığı ise kentsel sorunların daha da büyümesine neden olan bir katalizör etki yaratmaktadır. Bu gibi baskılar altında kalan belediyeler kentsel büyüme sürecini denetim altına almaya çalışmakta, doğru yönde yönlendirmek için çaba harcamakta ve etkili bir şekilde yönetme için uğraş vermektedirler.

 

Ancak, bu yoldaki özverili etkinliklere karşın, belediyelerin mevcut örgütsel yapıları, yönetim yetkinlikleri ve kaynak planlama alışkanlıkları çerçevesinde yukarıda belirtilen temel işlevleri etkenlikle gerçekleştirip gerçekleştiremeyecekleri sorusu gündemdeki yerini korumaktadır.

 

BELEDİYELERİN KURUMSAL DEĞİŞİM İHTİYAÇLARI

 

Belediyelerin kurumsal sorunları aşağıdaki şekilde özetlenmiştir:

 

 

 

ŞEKİL 1: BELEDİYELERİN KURUMSAL DEĞİŞİM ALANLARI

 

ÖRGÜTSEL POLİTİKA,  AMAÇ,  HEDEF  VE STRATEJİLER

 

Belediyelerimizin uzun vadeli hizmet politikaları üretmeleri gerekmektedir. Başkanların görev sürelerinin belirli olmasının bu gereksinimin gerçekleşmesini zorlaştırdığı ileri sürülebilir. Ancak, ne var ki, bu bir gerekçe olarak ileri sürülebilir olsa da belediyelerimizde politika geliştirme çalışmalarının sınırlı olduğu gerçeğini değiştirmemektedir. Aslında sorunun özü belediyelerimizin beldeleri hakkında vizyona sahip olmamaları yatmaktadır. Politika geliştirme çalışmalarının başarıya ulaşması için belediyelerin öncelikle vizyona sahip olması gerekmektedir. Sorunun başarıyla çözümlenmesi durumunda elde edilen vizyon, belediye yönetimi için bir misyon yaratacaktır. Misyon, yani hedef ve ödevlerin somut ve ölçülebilir bağlamda anlatılması ise, strateji kavramının ortaya çıkmasına yardımcı olacaktır. Stratejilerin oluşması ise etkili belediye politikalarının saptanmasını kolaylaştıracaktır. Politikaların yetkinlik düzeyinin artması eylem çalışma plan ve programlarının daha isabetli, sağlıklı yapılmasını sağlayacaktır.

 

ÖRGÜTLENME

 

Uzun yıllardan bu yana yürüttüğüm çalışmalar ülkmeizimn en önemli yerel yönetim birimi olan belediyelerde örgütlenme hataları olduğunu göstermektedir. [1] Bu bağlamda, aynı işi yapan birden fazla müdürlük, iç örgütlenme yetersizlikleri, kurulması gerektiği halde kurulmamış birimler, örgütlenme kuramlarına ve kurallarına aykırı düşen olgular verilebilecek örnekler arasında arasındadır.

 

YÖNETSEL UYGULAMALAR

 

Kamu yönetiminde, yönetim anlayışı hedefe yönelik değildir. belirli bir sonuca yönelik olarak yürütülmemektedir. Sorumluluk yönetiminin oluşma koşullarının geliştirilmesi  gerekmektedir. Performans hedefleri konusunda daha dikkatli davranılması şarttır. Çalışanların performanslarının izlenmesinde ve değerlendirilmesinde daha etkili yöntemlerin uygulama alanına konulması gerekmektedir. Yönetimi anlık gelişmelere kısır tepkiler vermekten çıkarmak ve stratejik yönetim anlayışını çerçevesine oturtmak yararlı olacaktır. 

 

BELEDİYE MALİYESİ: PLANLAMA VE YÖNETİM

 

Belediyelerin gelirleri sınırlıdır. Buna karşılık çağdaş bir kent yaratmak çok pahalı bir işlevdir. Belediyelerimiz bu alandaki sorunları aşabilmek için ciddi çabalar harcamaktadır. Bu bağlamda uygulandığı görülen özelleştirme çalışmaları bu arayışlardan yalnızca bir tanesidir. Ancak, temelleri İçişleri Bakanlığı tarafından oluşturulmak durumunda olan belediye muhasebesinin belediye çalışmalarına daha fazla olumlu katkı verebilmek için geliştirilmesi gerekmektedir. Yapılması gereken çalışmalardan bazılar şunlardır: yönetim muhasebesine geçiş, maliyet odaklarının oluşturulması, hizmet maliyetinin hesaplanması, gelir toplama etkenliğinin artırılması yollarının geliştirilmesi, veri otomasyonundan daha çok ve daha yaygın yararlanma olanaklarının sağlanması ve gelir kaçağını ortadan kaldıracak yeni çalışma ilkeleri. Geçtiğimiz yıllarda yürürlüğe giren Kamu Mali Yönetimi ve Deneteimi Yasası bu konuda önemli sayılması gereken bazı yeni kavram ve süreçleri belediyecilik yazınına sokmuştur. Ancak bu gelişme dahi belediyelerimizde eksikliği giderek daha fazla duyulan yönetim muhasebesi gereksinimini karşılamaktan uzak görünmektedir. Bu bağlamda yerel yönetimlerimizin ve özellikle belediyelerimizin çağdaş finansal yönetim ve denetim yöntemlerini günlük uygulamaları içine aktaramadıklarını söylemek yanlış olmayacaktır.

 

İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

 

Belediyelerde insan kaynakları yönetimi önem taşıyan bir başka alandır. İnsan kaynakları yönetimi yalnızca biçimsel örgüte ait konularla ilgilenmemeli, doğal örgüt ilişkilerini de kapsayabilmelidir. Eğitim çalışmalarının geliştirilmesi, yöneten-yönetilen ilişkilerinde ortaya çıkan özellikler ve bunların iş yapma (moral) gücü üzerindeki etkileri de insan kaynakları yönetimi çalışmaları içinde ele alınmalıdır.

 

 

ÖRGÜTSEL  YA DA KURUMSAL GELİŞME NEDİR?

 

Kuramsal Çerçeve

 

Yukarıda kısaca belirtilen olgular, doğal olarak, “Bu alanlarda başarı düzeyi nasıl arttıralabilir?” sorusunu da beraberinde getirmektedir. Bize göre, bu sorunun yanıtı daha çok “parasal olanak” değil, daha “yetkin bir kurumsal yapı”nın ortaya konulması olmalıdır. Bu tür çalışmalara kuramsal olarak örgütsel gelişme, kurumsal gelişme ya da süreç ağırlıklı örgütsel gelişme adı verilmektedir. Bu kavramın içeriği aşağıdaki şekilde özetlenmiştir.

 

ŞEKİL 2: ÖRGÜTSEL GELİŞME  DÖNGÜSÜ

 

 

 

 

 

 

 

Bu çizelge kuramsal bağlamda örgütsel gelişme kavramını açıklamaktadır. Kurumsal gelişmenin başlangıç aşaması vizyonun oluşturulmasıdır. Vizyon gelecekteki makro formatların içeriğine, biçemine, süreçlerine ve koşullarına ilişkindir. Bir anlamda gelecekte elde edilmek istenen standartların oluşturulması demektir.

 

Bu çalışmayı, somut ve ölçülebilir çalışma hedeflerinin belirlenmesi izlemelidir. Buna, misyonun belirlenmesi aşaması da denilebilir. Böylelikle, performans yönetiminin alt yapısı oluşturulmuş olacaktır. Bu süreç, sorumluluk yönetiminin altyapısının oluşturulmasıyla tamamlanmalıdır.

 

Sorumluluk yönetiminin altyapısı ise birimsel temelde müdürlük yönetmeliklerinin ve bireysel temelde görev tanımlarının hazırlanmasıyla sağlanabilir.

 

Bu çalışmalara koşut ve hatta onlardan önce yapılması gereken çalışma ise uygun örgüt modelinin hazırlanması ve uygulama alanına konulması olmalıdır.

 

Örgütte akçalı yönetime ilişkin sorunlar saptanmışsa finansman departmanının örgütlenme yapısı ve çalışma süreçleri geliştirilmelidir. Bu çalışma finansal yönetimin geliştirilmesi yanında hizmet maliyetlerinin belirlenmesine yönelik önlemleri de içermelidir.

 

İnsan kaynakları yönetimi kurumsal gelişme çalışmalarında üzerinde durulması gereken bir başka önemli etmendir. Çalışanların hizmete uygunlukları yanında iş yapma becerilerinin geliştirilmesi, örgütte gereksinme duyulan yeteneklerin nitelik ve niceliklerinin belirlenmesi ve çalışanların moral güçlerinin geliştirilmesi bu bağlamda ele alınması gereken çalışmalar arasında olmalıdır. Çalışma anlaşmaları ise yönetici ile astlar arasında yapılması gereken yazılı bildirimlerden ibarettir.

 

Belirlenen kurumsal vizyon ve misyon çerçevesinde ve sorumluluk yönetimi anlayışına uygun olarak amir durumunda olanlar işi yerine getirmekle ödevli alt yöneticiler arasında işin yapılış biçimine, sonuç beklentilerine ve hizmet girdilerine ilişkin görüşmeler yapılmalı ve varılan görüş birlikteliği ve kararlılığı zaman boyutunu da içerecek şekilde yazıya dökülmelidir. Astın çalışması bu belge ışığında irdelenmelidir.

 

Bu çalışmaların başarılı sonuç vermesi durumunda, çalışma ikliminin iyileşmesi, birimsel ve bireysel verimliliğin artması, hizmet kalitesinin yükselmesi, çalışmalarda yüksek performansa ulaşılması ve personelin işten elde ettiği tatmin düzeyinin artması beklenmektedir.

 

Uygulama Çalışmaları

 

Yukarıda yapılan kuramsal açıklamanın ışığı altında hazırlanan olası bir kurumsal gelişme ve reorganizasyon projesinin aşağıda özetlenen ana etmenlerden oluşması gerekir.

 

 

ŞEKİL 3: BELEDİYELERSE KGRP ÇALIŞMALARI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KGRP projesi yedi ana çalışmadan oluşmalıdır.

 

VİZYON VE MİSYON GELİŞTİRME:

 

Bu çalışma, esas olarak, gelecekteki kent makro formatına ilişkindir. Örneğin, 2023 yılında kentin demografik ve ekonomik parametrelerinin kestirilmesi bu bağlamda ele alınması temel çalışmalardan biridir. Bu amacın gerçekleşmesi için KGRP dışında bazı bilimsel araştırmalara gereksinim duyulmaktadır. Bu araştırma kentin yakın gelecekteki kentsel işlevlerinin saptanmasına temel oluşturacaktır. Bu temel soruya bulunacak yanıt aynı zamanda belediyenin gelecekteki ekonomik ve finansal temel karakteristiklerinin öğrenilmesine yardımcı olacaktır. Bu bağlamda, geleceğin kentini yaratabilmek için üç temel kurumsal düzenlemenin gerçekleştirilmesi için çaba harcanmalıdır: internet ve intranet bağlamında “e-Belediye”, “Kent Bilgi Sistemi”, bilgisayar yazılım ve donanımlarının geliştirilmesi ve uzaktan algılama yeteneklerinin günlük çalışma ve yönetim düzeni içine alınması.

 

ÖRGÜT YAPISINI DÜZENLEME:

 

Bu çalışma “Belediye nasıl daha iyi örgütlenebilir?” sorusunun yanıtının aranması anlamına gelmektedir. Bu bağlamda, mevcut örgüt yapısı ortaya çıkarılmalı, örgüt kuramları açısından saptamalar yapılmalı ve gerek belediye bütünü ve gerekse müdürlükler temelinde yeni örgüt çizelgeleri hazırlanmalıdır.

 

YÖNETİM SÜREÇLERİNİ YENİLEME:

 

Bu çalışma “Belediyede hizmet nasıl daha etkili ve verimli yönetilmelidir?” sorusuna yanıt aranmasından ibarettir. Bu bağlamda, tüm müdürlükler itibarıyla, ana iş ve hizmet süreçleri saptanmalı, iş akış süreçleri belirlenmeli, birim bütününde ve olabildiği takdirde alt birimler temel alınarak iş yükü çözümlemeleri yapılmalıdır. Belediye mevzuatının belediyelere verdiği yasal görevler irdelenmeli ve ilgili müdürlüğün çalışmaları ile söz konusu görevler arasındaki tutarlılık inceleme konusu yapılmalıdır.  Bu bağlamda, mevcut yönetim alışkanlıkları hedefe yönelik yönetim, performans yönetimi, sonuç yönetimi, sorumluluk yönetimi kavramları açısından irdelenmelidir.

 

PLANLAMAYI DÜZENLEME:

 

Belediyelerde kaynak planlaması ve yönetimi kavramları yeterli değildir. Bu bağlamda, “Belediye’de hizmet nasıl planlanmalıdır?” sorusu doğru yanıt arayan önemli bir sorudur. Buna koşut olarak, “APK Müdürlüğü ya da Strateji Geliştirme Başkanlığı nasıl örgütlenmeli ve yönetilmelidir?” sorusu da kendisine yanıt aramaktadır. Bu çerçevede “Kaynak planlaması nasıl yapılır?” ve “Süreç planlaması nasıl yapılır?” gibi soruların yanıtları verilmeli ve geliştirilen öneriler kurumsallaştırılmalıdır.

 

AKÇALI YÖNETİMİ İYİLEŞTİRME:

 

Kuşkusuz, belediyelerin tümünde gelir ve giderin kaydı tutulmakta ve kayıtlar muhasebeleştirilmektedir. Ancak, yasal sorumluluktan kurtulmak amacını taşıyan bu uygulama biçimi artık yeterli değildir. Belediye maliyesinin farklı bir şekilde kurumsallaşması gerekmektedir. Bu bağlamda, gelir toplama yetkinliğinin artırılması, bilgi otomasyonundan daha iyi yararlanılması ve gerçek anlamda bir veri temeli oluşturulması gerekmektedir.

 

İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİNDE GELİŞME:

 

Belediyelerimizde insan kaynaklarının yönetimine ilişkin koşulların iyileştirilmesi önem taşımaktadır. İnsan kaynaklarının yönetimi bağlamında belediyelerimiz tarafından yanıtlanması gereken ciddi sorunlar vardır. “Hizmeti kim üretecek?”, “Bu kişilerin nitelik ve nicelikleri yeterli midir?” ve “Personelin moral (iş yapma) gücü nasıl iyileşebilir?” gibi sorular bunlar arasındadır. KGRP çalışmaları sırasında personel moral araştırması yapılmalı ve bir yandan müdürlükler temelinde personelin iş yapma gücü ölçülürken öte yandan personel gözüyle kurumsal sorunlar saptanmalıdır.

 

TEKNİK SÜREÇLERİ GELİŞTİRME:

 

KGRP içinde ele alınacak son çalışma bazı önemli konularda teknik süreçlerin iyileştirilmesi olmalıdır. Bu çalışma “Hizmet nasıl üretilmelidir?” sorusuna yanıt verilmesi anlamına gelmektedir. Bu bağlamda, kentsel planlama, kaynak planlaması, katı atık yönetimi ve planlaması ve belde ölçeğinde çevre planlaması gibi belirgin konular ele alınmalı ve çözüm yolları geliştirilmelidir.

 

 

SONUÇ

 

Bu sunumun amacı belediyelerimizde yürütülmesi gereken KGRP çalışmaları hakkında tanıtıcı ön bilgi vermektir. Kuşkusuz, yapılanlar ve yapılacak olanlarla kıyaslandığında burada yapılan açıklamalar bu tür bir projenin ancak genel niteliklerinin özetlenmesinden ibarettir.

 

Geçmiş deneyimler açıkça göstermektedir ki, belediyelerin bu bağlamda izlemesi gereken temel strateji kurumsal sorunlara öncelik vermek ve bu sorunlara etkili yanıtlar bulmak olmalıdır.

---

[1] Bu konuda daha fazla bilgi yazarın BELEDİYE YÖNETİMİ adlı yapıtında yer almaktadır.